Attrezzature per eventi: tutto quello che c’è attorno alla festa

Sabato pomeriggio, in giardino. Le tavole sono apparecchiate, i fiori sono al loro posto, dalla cucina arriva il primo profumo. Poi il cielo si fa grigio, e cominciano a cadere le prime gocce. Nessuno corre: gli ospiti si spostano piano sotto la copertura bianca, il bicchiere in mano, ridendo. La musica riparte. La cena si fa lì, tutti insieme, sotto lo stesso tetto.

Le attrezzature per eventi sono questo: tutto quello che c’è attorno alla festa. Quando sono quelle giuste, nessuno ci pensa. Gli ospiti ricordano solo di essere stati bene: seduti comodi, al riparo, con un piatto caldo davanti.

Noi prepariamo feste dal 1977, e dal 2000 portiamo anche le nostre cucine dove una cucina non c’è. Qui vi raccontiamo come fare la lista, partendo da tre domande semplici.

01Attrezzature per eventi: le tre domande

Prima delle decorazioni, prima dei fiori, conviene rispondere a tre domande.

1. Quanti siete? Da qui vengono i posti a sedere, i tavoli, i piatti. Contate gli ospiti confermati e tenete qualche posto in più per chi arriva all’ultimo momento.
2. Che tempo potrebbe fare? All’aperto il tempo non si decide. Si decide però prima dove ci si ripara, se piove o se il sole è forte.
3. Com’è il posto? Un prato, una piazza, un cortile, un capannone. Ha una cucina? Ha la corrente? Il terreno regge una copertura?

Con queste tre risposte la lista quasi si scrive da sola.

02Coprire: il tetto della festa

La prima famiglia di attrezzature è quella che protegge. Un gazebo mette al riparo il buffet, il bar o un angolo di tavoli, contro il sole e contro la pioggia. Una tensostruttura è una copertura più grande, che permette di mettere tutti a tavola sotto lo stesso tetto.

Qualche domanda da farsi prima:

• dove si riparano gli ospiti, se piove all’improvviso?
• il buffet e il bar restano coperti?
• il terreno è adatto a fissare la copertura in sicurezza?

Un gazebo in più, deciso prima, spesso salva la serata.

03Apparecchiare: il posto di ognuno

La seconda famiglia è quella della tavola. Tavoli rettangolari o rotondi non sono solo una questione di spazio: cambiano il modo in cui le persone parlano tra loro. I rotondi creano piccoli gruppi, i rettangolari affiancati formano una lunga tavolata. Per la scelta c’è l’articolo su tavolata o tavoli rotondi.

Le sedie vanno contate con qualcuna in più. Le coprisedie aiutano quando le sedie sono di modelli diversi, o quando si vuole un tocco più elegante. Piatti e posate veri, non di plastica, cambiano la tavola: sono la cosa che ogni ospite ha davanti per tutta la cena. Conviene prevederne una scorta, per il cambio tra una portata e l’altra.

Un’attenzione che fa sentire tutti accolti: le persone anziane, chi ha difficoltà a camminare, i bambini piccoli. Qualche sedia comoda vicino all’aperitivo, percorsi senza gradini o ghiaia troppo alta, un angolo riparato e tranquillo.

04Cucinare: dove la cucina non c’è

La terza famiglia è quella della cucina. In un posto senza cucina, è lei l’attrezzatura più importante. Si può scegliere tra due strade:

• una cucina mobile completa, che arriva con tutto a bordo: fuochi, forno, friggitrici, frigoriferi, lavello con acqua calda. Le nostre sono nella pagina noleggio cucine, e per sceglierla c’è la guida su come scegliere una cucina mobile a noleggio;
• le singole attrezzature, se una cucina c’è già ma non basta: forni da 10 e 20 teglie, cuocipasta, friggitrici, fry top, frigoriferi, abbattitori, banconi in acciaio, forni per la pizza.

05La corrente e il terreno

Due cose che non si vedono, ma che decidono molto. La corrente: luci, frigoriferi, forni elettrici e cucine hanno bisogno di prese adatte. Fate un elenco di quello che va collegato e chiedete a chi gestisce il posto quanta potenza c’è. Il terreno: un prato morbido, la ghiaia, l’asfalto. Coperture e cucine chiedono un fondo solido.

06Tre feste, tre liste

Una sagra in piazza

Tanti posti a sedere, un gazebo sopra la cassa e uno sopra la distribuzione dei piatti, e una cucina mobile al centro di tutto. Ne parliamo nella guida al noleggio di una cucina per sagre.

Un ricevimento in giardino

Tavoli rotondi o una lunga tavolata, sedie con coprisedie, piatti e posate curati, e una tensostruttura se il tempo è incerto. Altre idee sono nell’articolo sul matrimonio in villa.

Una festa aziendale in un capannone

Tavoli disposti per lasciare percorsi comodi, un’area per l’aperitivo in piedi, e se il capannone non ha una cucina, una cucina mobile sistemata fuori. Per le cene di fine anno c’è l’articolo sulla cena di Natale aziendale.

07Il giorno prima

Le attrezzature arrivano, di solito, il giorno prima o la mattina della festa. È il momento più prezioso per chi organizza: mezz’ora con calma, girando per il posto con la lista in mano, evita tante corse dell’ultimo minuto.

Cosa guardare in quella mezz’ora:

• le sedie e i tavoli: il numero torna, e c’è spazio per passare tra un tavolo e l’altro anche con un vassoio in mano;
• le coperture: sono ben fissate, e sotto ci stanno davvero tutte le persone che devono starci;
• la cucina: le attrezzature sono accese e provate, i frigoriferi già freddi prima che arrivi la spesa;
• i percorsi: dal parcheggio ai tavoli, dai tavoli ai bagni, illuminati per quando sarà buio;
• la corrente: ogni cosa ha la sua presa, e nessun cavo passa dove cammineranno gli ospiti.

È anche il momento giusto per assegnare i compiti: chi accende le luci, chi apre il bar, chi controlla la cucina. Il giorno della festa, così, ognuno sa cosa fare, e chi organizza può finalmente godersi i suoi ospiti.

08Cosa sapere prima del preventivo

• Si possono noleggiare solo le attrezzature, anche senza il catering.
• Consegna, montaggio e ritiro non sono compresi nel noleggio delle attrezzature: si organizzano a parte, e ve lo diciamo chiaro nel preventivo.
• Per le date da maggio a settembre, i mesi di matrimoni e sagre, chiedere presto vi lascia più scelta.
• Un solo fornitore per cucina, catering e attrezzature vuol dire meno telefonate e un solo preventivo da leggere.

Tutte le attrezzature, con le foto, sono nella pagina del noleggio attrezzature per eventi.

09La lista di controllo

1. Sedie: ospiti confermati più qualcuna in più.
2. Tavoli: forma e disposizione decise, con lo spazio per passare.
3. Coperture: gazebo o tensostruttura per pioggia e sole.
4. Piatti e posate: per tutti, più una scorta.
5. Cucina: una cucina mobile o le attrezzature che mancano.
6. Corrente: abbastanza per luci, frigoriferi e forni.
7. Percorsi: illuminati e senza ostacoli, anche per chi cammina con fatica.
8. Consegna e montaggio: chi li fa, e quando.

10Domande frequenti

11Il comfort che resta

Torniamo a quel giardino. Ha smesso di piovere, qualcuno esce dalla copertura a guardare il cielo che si apre. A tavola si continua a parlare. Nessuno ricorderà il gazebo, ma tutti ricorderanno la cena fatta insieme, all’asciutto, ridendo della pioggia.

Lavoriamo dalla nostra sede di Grottazzolina, in provincia di Fermo, per le Marche e anche fuori regione. Di solito rispondiamo entro un giorno lavorativo.